Tự động hóa quy trình bằng robot trong Nhân sự là gì?
Phần mềm robot tự động hóa quy trình (RPA) có khả năng tự động hóa, chuẩn hóa các thao tác của con người trên máy tính, có tính lặp đi lặp lại, xử lý khối lượng lớn dữ liệu dễ gây sai sót, mất nhiều thời gian.
Phòng nhân sự luôn đảm nhận khối lượng lớn công việc thường lệ, lặp đi lặp lại nhưng lại rất cần thiết để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Bao gồm các công việc như tuyển dụng, giới thiệu nhân viên mới, theo dõi chấm công, xử lý bảng lương,… Những công việc này hoàn toàn phù hợp với RPA, các robot phần mềm sẽ thực hiện chúng một cách nhanh chóng, chính xác mà không cần hoặc cần ít sự can thiệp của con người.
Tuy mỗi quy trình đều có nhiều quy trình con nhưng tất cả đều phải dùng phương pháp thủ công lập lịch hẹn; kiểm tra và scan tài liệu; nhập liệu vào hệ thống của công ty. Nhờ tự động hóa nên nhân viên có thêm thời gian tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị hơn, lấy con người làm trọng tâm.
Lợi ích của RPA trong Nhân sự
Theo một báo cáo từ Deloitte, việc triển khai RPA giúp tiết kiệm 10-20% không chỉ cho các quy trình nhân sự mà nói chung, cho các quy trình kinh doanh tổng thể.
Các lợi ích từ việc tự động hóa các quy trình nhân sự khi triển khai RPA bao gồm:
- Việc tính lương đơn giản hơn
- Quản lý chi phí hiệu quả hơn
- Hỗ trợ nhân viên mới hiệu quả hơn
- Mở rộng cơ hội học tập và phát triển sự nghiệp
- Nâng cao trải nghiệm của nhân viên
- Quản lý hiệu suất tốt hơn
- Tăng cường lực lượng lao động và dễ tìm kiếm nhân tài hơn.
- Kết nối được các ứng dụng và nền tảng không tương thích
9 trường hợp sử dụng RPA trong Nhân sự
Công tác tuyển dụng
1. Sàng lọc hồ sơ & Chọn lọc danh sách ứng viên
Ngày nay, bạn không còn cần phải yêu cầu nhân viên của mình dành nhiều thời gian xem qua nhiều hồ sơ xin việc, đơn đăng ký cho các vị trí đang tuyển dụng. Các bot RPA có thể dễ dàng thu thập tất cả các tệp và so sánh thông tin với các yêu cầu công việc để đưa ra danh sách ứng viên phù hợp. Các yêu cầu này có thể được xem như các quy tắc được xác định trước để hướng dẫn thủ tục lựa chọn. Những ứng viên phù hợp, tiềm năng nhất sẽ được thông báo và gọi phỏng vấn, trong khi những ứng viên không phù hợp sẽ được gửi email từ chối.
2. Hỗ trợ nhân viên mới
Khi có nhân sự mới, dữ liệu từ một số hệ thống phải được điều phối để tạo tài khoản người dùng mới, địa chỉ email, quyền truy cập cho các ứng dụng, thiết bị CNTT, … Khả năng tích hợp dữ liệu là cần thiết để tìm được sự thống nhất giữa các thủ tục của tổ chức với hồ sơ và sở thích của nhân viên.
Tự động hóa quy trình bằng robot có thể được sử dụng để hợp lý hóa toàn bộ quy trình giới thiệu bằng cách tự động kích hoạt một mẫu cụ thể cho quy trình giới thiệu của tài khoản người dùng. Sau đó, các bot có thể đưa ra các quyết định hướng dẫn quy tắc về thông tin xác thực để chỉ định nhân viên mới, tài liệu giới thiệu nào để gửi,… Hơn nữa, bot làm cho các quy trình tạo tài khoản sử dụng các hệ thống thông tin nội bộ nhanh hơn và cho phép nhân viên mới bắt đầu công việc một cách suôn sẻ.
Do đó, tích hợp robot trong quá trình giới thiệu nhân viên mới giúp rút ngắn thời gian xử lý quy trình, giảm tỷ lệ lỗi bằng cách cập nhật chính xác thông tin cá nhân và tài khoản trên nhiều hệ thống đồng thời tự động sao chép thông tin từ nhiều nguồn khác nhau thành nhiều hệ thống.
3. Quản lý nhân viên nghỉ việc
Tương tự như quy trình quản lý nhân viên mới, nếu quản lý quy trình này một cách thủ công sẽ gây ra sự thiếu chính xác trong một số trường hợp. Việc triển khai một nền tảng RPA sẽ đảm bảo những quy trình tuyển dụng và thống kê nhân viên nghỉ việc được sắp xếp có tổ chức. Những công việc có thể tự động hóa như hợp nhất thông tin những nhân sự rời đi, thu thập tài sản của công ty, thu hồi quyền truy cập vào hệ thống…
4. Quản lý dữ liệu và phân tích nhân sự
Các robot giúp các chuyên gia nhân sự quản lý hiệu quả dữ liệu của các nhân viên hiện tại và cũ, nhà cung cấp, tuyển dụng mới và ứng viên. Vì dữ liệu nhân viên bao gồm bảng lương và lợi ích cùng với các thông tin quan trọng khác, nên dữ liệu này yêu cầu các hành động nhất quán, được tổ chức trên các hệ thống và cơ sở dữ liệu khác nhau cũng như các phòng ban. Khi dữ liệu được quản lý bởi bot, dữ liệu có khả năng tương thích trên nhiều hệ thống, giảm thiểu nguy cơ nhập dữ liệu sai và cập nhật dữ liệu thường xuyên.
Những báo cáo truyền thống là một quy trình mất nhiều thời gian và phải dựa trên những thông tin chính xác để các nhà lãnh đạo có một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh. Ở rất nhiều công ty, việc tạo ra những báo cáo này có thể gặp khó khăn nếu các dữ liệu được lưu trữ trong các hệ thống khác nhau. RPA có thể triển khai để hỗ trợ những yêu cầu báo cáo định kỳ để phân tích đánh giá nhân sự.
Công tác tính lương
5. Theo dõi chấm công
Có nhiều lý do khiến cho việc theo dõi chấm công trở thành một nhiệm vụ rườm rà đối với các nhóm nhân sự, bao gồm quy mô lớn của tổ chức và sự bất cẩn của nhân viên trong việc tạo hồ sơ thời gian chính xác.
Các robot phần mềm dựa trên RPA có thể giúp việc theo dõi chấm công dễ dàng hơn bằng cách kiểm tra chéo các báo cáo tự kiểm tra dựa trên thời gian đã ghi trong hồ sơ công ty, sau đó báo cáo bất kỳ sự mâu thuẫn nào cho các giám đốc nhân sự. Hơn nữa, bot cũng có thể khuyến nghị phân bổ lại các nguồn lực lượng lao động khác nhau trong trường hợp tỷ lệ vắng mặt cao để giúp bộ phận nhân sự ngăn chặn sự gián đoạn quy trình làm việc.
6. Quản lý tiền lương
Bảng lương có thể đại diện cho một công việc đơn điệu và lặp đi lặp lại trong các công ty. Việc tính lương thường liên quan đến một lượng lớn dữ liệu nhập và xuất, quản lý bảng lương theo cách thủ công thường có thể dẫn đến nguy cơ mắc nhiều lỗi.
Ngoài ra, luật thuế liên tục thay đổi và các yêu cầu báo cáo phát triển nhanh chóng cùng với những rắc rối của hệ thống, có thể khiến việc xử lý bảng lương kéo dài thời gian và mệt mỏi đối với bộ phận nhân sự.
RPA trong HR có thể đơn giản hóa quy trình do khả năng thu thập và kết nối dữ liệu giữa nhiều hệ thống như quản lý nhân sự và nhân viên, theo dõi thời gian, các khoản phải trả và sổ cái.
Ngoài ra, các bot RPA có thể xác minh số giờ của nhân viên đã được ghi lại trong hệ thống và thực hiện các chỉnh sửa dựa trên các báo cáo hoặc bất kỳ sự khác biệt nào so với ca làm việc. Các báo cáo tự động được thực hiện bởi robot có thể hiển thị nếu có nhiều giờ đã đăng ký, làm thêm giờ, thiếu giờ hoặc sử dụng quá nhiều thời gian chờ đã xảy ra để đơn giản hóa hơn nữa việc xử lý tính lương.
7. Quản lý chi phí công tác
Quá trình xử lý thủ công có thể liên quan đến các vấn đề như nộp chi phí trễ, biên lai bị thiếu, chứng minh chi phí không rõ ràng,… điều này tác động tiêu cực đến việc tuân thủ cũng như sự hài lòng của nhân viên. Robot có thể làm cho quy trình hiệu quả hơn bằng cách kiểm tra các chi phí cá nhân so với quy định của công ty và định mức chi tiêu bên ngoài.
Các công tác khác
8. Duy trì sự tuân thủ của Tổ chức
Duy trì sự tuân thủ là một trong những chức năng nhân sự quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào. Luật lao động và các quy định khác yêu cầu các công ty không được xảy ra sai sót. Tuy nhiên, việc đảm bảo tuân thủ cao ở cấp độ tổ chức đòi hỏi rất nhiều thời gian và sự chú ý của các chuyên gia nhân sự, nơi mọi chi tiết nhỏ nhất đều cần được phân tích và nhập liệu kỹ lưỡng.
Sử dụng phần mềm RPA cho các hoạt động liên quan đến tuân giúp thể đẩy nhanh quá trình và giảm thiểu lỗi của con người trong quá trình vì mọi thứ đều được thực hiện bởi robot, nâng cao độ chính xác tổng thể của quy trình.
9. Quản lý Hiệu suất
Trên khắp các ngành, các tổ chức không ngừng khám phá các cách họ có thể sử dụng RPA trong Nhân sự để đánh giá lại hệ thống quản lý hiệu suất của họ. Ngay từ việc thiết lập mục tiêu của nhân viên đến đánh giá phần thưởng, phần mềm RPA giúp các bộ phận nhân sự dễ dàng duy trì năng suất tổ chức cao.
Quản lý hiệu suất là một quá trình lặp đi lặp lại và tốn nhiều thời gian, tự động hóa với RPA làm cho quá trình này diễn ra hiệu quả hơn nhiều, không có lỗi và ít tốn thời gian hơn.
Nguồn:
2021 Global Shared Services and Outsourcing Survey Report