Giải Pháp Quản Trị Thời Bình Thường Mới

Khi dịch bệnh không thể kết thúc, các doanh nghiệp đều chấp nhận trạng thái “bình thường mới” và tìm ra cho mình phương án, giải pháp thích nghi với điều kiện làm việc mới.

Trong số các doanh nghiệp này, nhiều nhà lãnh đạo tiên phong đã xem khó khăn là thử thách sức bền của doanh nghiệp, là cơ hội để nhìn lại hiện trạng của mình và tối ưu, hoàn chỉnh chiến lược phát triển bền vững, bứt phá của doanh nghiệp.

Họ chủ động tăng tốc và bứt phá, áp dụng giải pháp tiên tiến để đi nhanh hơn, bù lại những tổn thất do dịch bệnh. Xu hướng này đã đẩy nhanh nhu cầu và làn sóng chuyển đổi số, đầu tư công nghệ tại nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên khắp cả nước. Đặc biệt xu hướng chuyển đổi số đã diễn ra mạnh mẽ hơn khi các tổ chức, doanh nghiệp nhận thấy tầm quan trọng của việc số hóa sau dịch COVID-19 như: giúp giảm chi phí, tăng hiệu suất…  

Ứng dụng ngay các công nghệ khả thi

Trong trạng thái “bình thường mới” các quy trình vận hành truyền thống đều bị ảnh hưởng. Dễ nhận thấy nhất là việc hạn chế tiếp xúc, làm việc trực tuyến trở nên bắt buộc và phổ biến. Các quy trình vận hành cần giao tiếp trực tiếp đều thay đổi một phần hoặc toàn bộ, tại từng thời điểm hoặc có lúc toàn thời gian để phù hợp với điều kiện hoạt động khi vẫn còn rủi ro dịch bệnh. Nhờ sự thay đổi kịp thời các doanh nghiệp thích nghi với cách vận hành linh hoạt và duy trì được những hoạt động vốn có nhưng có sự điều chỉnh phù hợp. Để làm được điều này các nhà lãnh đạo đã nhanh chóng ứng dụng nhiều công nghệ khả thi phục vụ cho làm việc trực tuyến: cộng tác trực tuyến, tự động hóa quy trình nghiệp vụ, số hóa thủ tục văn bản… Công nghệ không chỉ được ứng dụng để phục vụ làm việc trực tuyến mà còn giúp doanh nghiệp giải bài toán tăng năng suất, tiết kiệm chi phí vận hành để duy trì được hoạt động trong bối cảnh khó khăn. Khi các quy trình được chuyển dần từ thủ công sang môi trường trực tuyến, một số công đoạn theo đó cũng được điều chỉnh phù hợp, tự động một phần hoặc nhiều phần, các tác vụ cũng sẽ tối ưu hơn, về lâu dài thời gian vận hành được giảm dần với kết quả tương tự hoặc cao hơn, doanh nghiệp hay tổ chức tiết kiệm được thời gian, nhân lực đồng nghĩa đã tiết kiệm được chi phí.

Tối ưu hóa vận hành và quản trị

Với nhiều bài toán quản trị doanh nghiệp cần giải quyết đồng thời: duy trì doanh thu bán hàng, nguồn nhân lực bị thiếu hụt, nâng cấp về công nghệ, tìm ra những hướng phát triển mới phù hợp… các lãnh đạo doanh nghiệp buộc phải tối ưu vận hành tổng thể để có thể giải quyết trọn vẹn từng bài toán quản trị. Từng quy trình vận hành được xem xét để điều chỉnh vừa để phù hợp với điều kiện ràng buộc do dịch bệnh, vừa để giải quyết bài toán tối ưu vận hành. Các mục tiêu được đề ra để hướng đến là vận hành tinh gọn, đơn giản hóa quy trình, sự hài hòa, nhịp nhàng trong luồng công việc, bảo đảm tuân thủ các quy tắc vận hành nhưng có sự linh hoạt cao. Khi thay đổi kịp thời theo hướng tối ưu vận hành, không những giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề cấp bách mà còn có thêm nhiều khả năng để tăng hiệu suất, tăng lợi nhuận trong thời gian phát triển lâu dài.

Nâng cao trải nghiệm trong môi trường làm việc mới

Môi trường làm việc mới là môi trường đảm bảo an toàn trước nguy cơ lây nhiễm của dịch bệnh nhưng phải có sự linh hoạt nhanh chóng khi có những phát sinh do ảnh hưởng từ điều kiện bảo đảm an toàn. Thách thức đối với mỗi doanh nghiệp/ tổ chức là nắm bắt kịp thời khâu nào trong quy trình làm việc của nhân viên và quy trình tương tác với khách hàng gặp khó khăn để tháo gỡ. Ví dụ như việc trình ký văn bản hay gặp gỡ khách hàng… Một thao tác nhỏ có độ trễ nhất định sẽ có thể có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp/ tổ chức nếu quy trình công việc đó quan trọng. Để bảo đảm trải nghiệm của nhân viên và khách hàng được hiệu quả thì tự động hóa một số công đoạn trong quy trình hoặc tự động hóa toàn bộ quy trình (đối với quy trình đơn giản) là điều cần thiết. Việc này đảm bảo trải nghiệm làm việc trong môi trường mới của nội bộ và khách hàng được suôn sẻ, giảm được các rủi ro tại từng điểm tương tác và xử lý công việc.

Đảm bảo an toàn hơn cho dữ liệu quan trọng của tổ chức

Trong quá trình vận hành, giám sát, thực thi các tác vụ trong tổ chức, dữ liệu sẽ được xử lý tương ứng theo quy định của tổ chức. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành thủ công, đặc biệt trong giai đoạn giãn cách xã hội, dữ liệu luân chuyển trong quy trình dễ gặp rủi ro thất thoát. Việc xử lý dữ liệu thủ công cũng không tránh khỏi sai sót do yếu tố con người. Lúc này các thông tin, dữ liệu của tổ chức cần có các biện pháp bảo mật nâng cao so với truyền thống: tự động hóa các thao tác xử lý dữ liệu để giới hạn dữ liệu tương ứng với chính sách phân quyền của tổ chức. Nhân viên cũng yên tâm dữ liệu của tổ chức được bảo vệ trong quá trình thao tác của họ. Giám sát việc xử lý dữ liệu tự động đảm bảo chính sách kiểm soát toàn diện, không tản mác, dễ quản lý và thay đổi nhanh chóng.

Linh hoạt điều chỉnh vận hành theo từng thời điểm

Trước khi dịch bệnh xảy ra, để điều chỉnh quy trình vận hành, quản trị của tổ chức/ doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian, nguồn lực để áp dụng cho toàn tổ chức/ doanh nghiệp vì các thủ tục xem xét và phê duyệt phải qua nhiều bước. Trong trạng thái bình thường mới, do phải thích nghi với diễn biến của dịch bệnh, nhiều doanh nghiệp tìm kiếm và áp dụng kịp thời giải pháp tự động hóa toàn diện quy trình vận hành nhằm gia tăng khả năng điều chỉnh vận hành nhanh nhất, tập trung nhất. Mỗi quy trình hoạt động của tổ chức với những điều kiện ràng buộc chi tiết, văn bản tương ứng được số hóa, tự động hóa đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối và dễ dàng áp dụng chung cho toàn tổ chức. Một nền tảng quản trị vận hành tập trung và thông suốt với những chính sách kiểm soát được áp đặt tự động giúp người dùng dễ nắm bắt và tuân thủ, điều chỉnh thao tác.

Những thách thức đối với quản trị doanh nghiệp trong trạng thái bình thường mới vẫn còn cần nhiều giải pháp giúp các nhà lãnh đạo ngày một tối ưu hóa vận hành, giúp họ dễ dàng kiểm soát hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, tự động hóa quy trình vận hành đã góp phần không nhỏ cho một số doanh nghiệp kịp thời áp dụng chỉ trong thời gian ngắn. Điều này càng khẳng định việc triển khai giải pháp tự động hóa quy trình (RPA) không hề khó và hoàn toàn tương thích với hệ thống vận hành, nguồn lực của tổ chức, doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Xin mời đăng ký tham gia buổi trao đổi với chuyên gia của chúng tôi để làm rõ hơn các chi tiết về giải pháp quản trị doanh nghiệp trong trạng thái bình thường mới: