5 lợi ích khi ứng dụng tự động hóa quy trình RPA

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đang trở thành một chủ đề phổ biến, đặc biệt khi RPA giúp các tổ chức và doanh nghiệp bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm cả việc loại bỏ các nhiệm vụ tẻ nhạt của nhân viên.

Tự động hóa quy trình bằng phần mềm robot là gì?

Robotic Process Automation, hay RPA, là phần mềm được tích hợp với các quy trình kinh doanh để tự động hóa các hoạt động nhất định, giảm thiểu sai sót của con người và tối đa hóa năng suất. Sau khi phần mềm robot học các nhiệm vụ của người dùng trong giao diện người dùng, phần mềm robot có thể tự thực hiện các nhiệm vụ đó trong khi nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp có thể tập trung vào các tác vụ sinh ra giá trị cao hơn cho tổ chức, doanh nghiệp.

5 lợi ích khi ứng dụng tự động hóa quy trình bằng phần mềm robot

1. Giảm chi phí vận hành nhờ tự động hóa các tác vụ, giảm thủ tục trên giấy

Tự động hóa các tác vụ không chỉ có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn mà còn có thể hoàn thành nhiệm vụ với chi phí thấp hơn. Vì RPA có thể đơn giản hóa các quy trình khi tự động hóa từng tác vụ trong quy trình. Điều này có thể giúp tạo ra các quy trình khả thi và tối ưu hơn, giảm các công đoạn thừa gây mất thời gian, nhân lực, đồng nghĩa với giảm chi phí.
Hơn thế nữa, phần mềm RPA giúp chúng ta chuyển các nhiệm vụ thường thao tác trên giấy, thực hiện các thủ tục thủ công sang thực hiện trên phần mềm, giảm chi phí in ấn các văn bản.

2. Tăng năng suất cho tổ chức

Không giống như robot, con người không thể làm một công việc lặp đi lặp lại mà không nhàm chán hay có sai sót do thao tác. Với RPA, RPA có thể sao chép các nhiệm vụ với tốc độ thực thi nhanh hơn gấp nhiều lần và còn chính xác hơn thao tác của con người.
Bên cạnh đó phần mềm RPA phát sinh rất ít hoặc không có lỗi, điều này giúp hạn chế rủi ro trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Vì phần mềm có thể hoạt động liên tục không cần thời gian nghỉ, các quy trình được thực thi tự động 24/7. Điều này giúp các tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ở mức cao hơn mức hoạt động trước khi ứng dụng RPA.

3. Tăng trải nghiệm của nhân viên và tăng gắn kết nhân viên với tổ chức

Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tẻ nhạt có thể khiến nhân viên của tổ chức chậm lại, khiến họ không còn thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Tuy nhiên, với lợi ích từ RPA, nhân viên của tổ chức sẽ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành các nhiệm vụ khác có giá trị cao hơn.
Với nhiều thời gian hơn và hạn chế được những công việc tẻ nhạt, nhân viên có thể đầu tư nhiều hơn vào công việc có tính thách thức, và cảm thấy hài lòng hơn với kết quả đóng góp của mình cho tổ chức.

4. Cải tiến vận hành của tổ chức

RPA giúp các tổ chức có nhiều dữ liệu phân tích có giá trị hơn và ít rủi ro bị rò rỉ dữ liệu hơn. Các robot cũng có thể giúp thu thập dữ liệu mà con người không thể thu thập được, mở ra nhiều loại thông tin quan trọng hơn cho các công ty.

Các nhiệm vụ như báo cáo nội bộ hay nhiệm vụ sắp xếp chào đón một nhân viên mới có thể được hoàn thành nhanh hơn mà không có bất kỳ sai sót nào.

RPA buộc các tổ chức phải xác định việc ai sở hữu ứng dụng gì, giúp xác định cấu trúc quản trị. Và RPA giúp tổ chức không phải thay thế các hệ thống CNTT hiện có của mình. Thay vào đó, robot có thể sử dụng các hệ thống hiện có của tổ chức giống như một nhân viên, nhưng vẫn đảm bảo có sự kiểm soát chặt chẽ và minh bạch.

RPA là phần mềm robot nên tổ chức, doanh nghiệp được tiết giảm các vấn đề phát sinh trong quản lý nhân sự.
Vì RPA có thể co dãn (scale), các tổ chức có thể thu nhỏ quy mô hoặc mở rộng phạm vị ứng dụng RPA theo nhu cầu thực tế vận hành và phát triển của tổ chức.

5. Phục vụ khách hàng tốt hơn

Vì RPA có thể hoạt động 24/7, khách hàng có thể nhận được dịch vụ bất kỳ lúc nào bao gồm nhiều tác vụ được cung cấp, kể cả xử lý tín dụng và quy trình thanh toán.

RPA giúp nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ khác quan trọng hơn như những dịch vụ phục vụ khách hàng trực tiếp, thay vì dành nhiều thời gian cho các tác vụ đơn thuần, có tính lặp đi lặp lại.

Vì RPA tạo ra ít hoặc không có sai sót, khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt hơn với dịch vụ vượt trội.

Nguồn: Tech funnel